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由美国国家档案与文件管理署创新旗舰战略想到的
时间:2015-08-11 来源: 中国档案报 作者: 刘春波 阅读量:

NARA创新旗舰战略

    为了更有效地向公众提供联邦政府数字档案信息资源,实现更大范围的档案信息资源在线利用,美国国家档案与文件管理署(NARA)制定了几项创新旗舰战略,其主要内容包括以下几方面。

    一是公民档案管理员项目。据统计,截至2013年底,NARA馆藏档案量达120多亿页,但其中只有2.3亿件档案的数字副本可供在线利用,这迫使NARA尝试改变传统的提供利用方式,在美国“开放政府”战略的驱动下,他们推出了公民档案管理员项目。公民档案管理员通过对档案标注、誊录、扫描等具体实操方式,助推数字化进程,丰富在线档案信息资源。这项举措极大鼓舞了公众的参与热情,继而更加踊跃融入“公民档案管理员可控版块”活动。公民档案管理员可控版块项目发起于2011年,是一个可供公众广泛参与活动的门户网站。2012年1月,NARA在其网站组织了一项号召公众对历史手稿进行誊录的活动。仅两周时间,就收到了1000多页誊录副本,其中有奴隶逃跑事件记录、总统记录、选举请愿书等珍贵档案。在公众的广泛参与之下,大量档案信息被详细著录,更多历史手稿被誊录,极大地提高了用户检索的效率和质量。此外,在普通公众的广泛参与下,也大大减轻了本机构员工的工作量,使得他们有更多时间去专注于业务领域的研究。NARA还计划于今明两年继续探索新方式来吸引公众,密切同公民档案管理员的联系。

    二是国家档案数字化方案。21世纪的档案利用意味着在线利用。为提供理想的在线利用体验,对馆藏现有的120多亿页原始档案开展数字化工作就显得尤为重要,且任重道远。NARA现已对馆藏中75%的历史文献、视频和照片完成了编目著录,并提供目录的在线利用,但只有很少一小部分档案进行了全文扫描,拥有数字化副本。针对这个问题,NARA计划在今明两年内调整数字化战略,通过创新来推动档案数字化工作。这些创新包括:改善内部数字化工作流程,改进工作流保障技术;寻求更多的数字化合作伙伴支持;建立“当日接收档案,当日数字化”机制;针对联邦政府部门研发出一款界面友好的档案管理系统,以便于接收数字形式的政府文件;鼓励公众积极参加数字化和档案在线著录工作。

    三是社交媒体战略。NARA的社交媒体战略源自2010年,随后在其博客上正式对外公布了该战略。一方面,为增加信息的透明度,定期公布社交媒体活动的日程,并附有他们与脸书、推特、YouTube等第三方网站签订的服务条款协议。从这个角度上看,社交媒体战略成为NARA活跃自身社会角色的舞台,也是联系社会公众参与档案工作的重要工具。下一步,NARA计划为广大公众培育更多参与群体活动的平台,完善其在线提供利用工作,并建立公众与联邦政府的沟通平台,持续改进档案管理措施。另一方面,NARA关注本机构员工、政府和公民档案管理员3个群体。为了打造一个理想的工作环境,通过在内部广泛运用社交媒体,提升员工之间全方位的信息交流和知识共享水平,通过点对点的交流和网络信息共享,促进员工协作,提高工作效率,减少摩擦。加强与政府部门间的协调,鼓励各政府机构关注联邦文件管理员、档案解密工作者,还有那些对档案利用怀有兴趣的公民和团体等。三是建立并加强与研究学者和公民档案管理员之间的联系。

    四是在线利用创新计划。对所有馆藏资源进行全文著录项目是NARA实现提供利用战略落地的关键举措。NARA制定的著录项目已有效实施了15年时间,该项目为学者、公民档案管理员及社会公众分享和深度加工档案信息资源带来了极大便利。据统计,截至2007年底,NARA著录完成了馆藏50%以上的纸质档案;到了2013年,这一比例升至82%,排架长度约为10.4万立方米的档案文件。约300名NARA员工,包括档案管理者、专家、技术人员涉足该项目。为了提升在线利用工作的水平,他们在多个方面进行了创新。于2014年研发了一个著录和服务授权系统,该系统授权档案管理员使用现代技术进行全面地跟踪、审查和报告在线利用工作;为在线查询档案提供便利,改进在线目录的可检索性,改善搜索引擎的性能,于2014年启动在线公共利用系统改进工作;优化了移动设备访问界面,推出一款手机终端应用程序,方便公民档案管理员对网上档案进行在线加工;转变在线利用方式,将在线目录、在线公共利用系统整合为一个社会化的目录系统平台,通过该平台,公众可以直接参与档案馆的工作并获取服务;积极改进门户网站,将网站架构迁移到云存储上,将开源管理框架应用于机构内部互联网,向员工提供各类专业课,提升员工的发展空间和工作满意度等。

NARA创新战略带来的启示

    由此可见,NARA围绕公众需求,依托现代科技力量,通过开展创新旗舰战略,充分体现出其在机构转型中开放、多元和变革的管理理念,由此笔者产生了几点思考。

    一是广泛发动公众,提倡社会参与。以公民档案管理员活动为例,通过开展这项活动,增加了社会公众参与度,使开放型政府战略深入人心,提高了公众档案意识。此外,通过活动还形成了一股强大的潜在档案工作力量,这股力量不容小觑,据统计,仅一周时间内,公民档案管理员即就交了2500页档案誊录副本及1万条档案标注。开展公民档案管理员项目不仅降低了运营成本,加速了档案信息化建设进程,同时,公众能够更快速、有效地获得所需档案信息,从而为NARA的工作赢得了更多关注和支持。笔者认为,我国也可以尝试这方面的探索,如我国正在开展的大规模档案数字化工作,可以借助社会有效力量,针对特定人群,请大学生和老干部参与到档案数字化工作之中,从而起到助推我国档案数字化进程及培养公众现代化档案意识等作用。

    二是打造公开透明政府,不断改进发展战略。自美国总统奥巴马上任以来,为了履行开放型政府的责任,NARA会定期向公众发布、更新开放型政府计划,其中涉及的创新旗舰战略内容和举措也总是围绕公众需求的变化而不断变化,这种动态管理的理念,对于夯实NARA全球领先的档案工作地位,有着十分重要的战略意义。特别是旗舰战略作为一个创新战略,不断打破常规,不断寻求新的视角,不断进行总结和改进,这对我国制定档案工作的相关政策也有着积极的借鉴意义。

    三是广泛关注潜在领域,掌控社交媒体资源。在NARA看来,社交媒体战略是赢得公众青睐的重要杠杆,也有助其履行开放型政府责任、增加政府信息公开的透明度。从社交媒体战略实施至今,NARA已拥有165个项目,与15个社交媒体建立合作关系。通过与脸书等知名网站建立交换链接,发布档案信息,让NARA占尽先机。据2014年的统计数据显示,各网站中发布的档案信息浏览量依次为:维基百科10.59亿次,家谱网1.92亿次,脸书网0.88亿次,雅虎旗下图片分享网站(flickr)0.45亿次,美国数字图书馆216万次,汤博乐网114.7万次,视频网(YouTube)112.7万次,美国在线发行商协会83.3万次。在笔者看来,我国如果能依托如搜狐等新闻门户网站,土豆等音视频分享网站,QQ、微信等社交通讯平台宣传档案工作理念和实践,不仅有助于扩大档案工作的影响力,还有利于培养公众对档案工作的认同感和全民档案意识。此外,如果将社交媒体信息中的重要内容纳入到国家档案信息管理框架内,对于丰富我国档案资源体系,把握国际档案工作前沿等都具有积极意义。

    四是发挥信息技术优势,关怀档案工作群体。NARA在实行社交媒体战略时,关注3个利益群体,即公民档案管理员、政府机构和内部员工。特别是针对员工群体,在开放型政府战略中指出,要通过机构和组织体系改革来激励员工工作热情和认同感。为此,NARA建立了人力资本办公室和战略沟通办公室,两个部门直接向美国国家档案馆馆长汇报。NARA还建立了机构内部的合作网络(ICN),分享各种档案工作实践经验,获得了员工的广泛认同,从最初仅有300名员工参与发展到现在的25%全体员工覆盖面。NARA通过引入社交媒体进行沟通,拉近了员工与组织、员工彼此之间的距离,通过采纳和倾听他们的建议和呼声,进而加强组织内部沟通,减少因沟通不畅引发的摩擦,有助将NARA整体协同的作用发挥到最大化。同样,我国从事档案工作的人员数量庞大,职业倦怠现象相当普遍。笔者认为,我国档案部门可以通过加强和完善档案从业群体的沟通、培训等机制建设入手,来加强对档案从业群体的关注和激励力度。比如可以利用QQ、微信等社交媒体平台加强沟通机制建设,这一方面有助于宣传档案工作理念及实践,另一方面也可以关注从业人员的心理状态,同时对于稳定我国档案人员队伍,激发广大档案从业者的工作热情都是大有裨益的。

    原载于《中国档案报》2015年6月18日 总第2774期 第三版

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