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RFID技术在档案实体安全管理中的应用研究
时间:2015-08-11 来源: 绍兴市档案信息网 作者: 严青云 阅读量:

 

   摘要:随着我国档案事业的发展,档案实体安全管理要求越来越高,本文以绍兴市档案馆特藏库智能安全管理研究为例,针对档案馆实际工作情况,对RFID技术在档案实体安全管理中的应用进行了研究探索,在档案实体管理的安全性、便捷性和准确性等方面实现了新的突破。

   关键词:RFID技术档案 安全 管理 应用 研究

 

    随着我国档案事业的发展,接收进馆的档案数量、种类不断增多,档案实体安全管理要求越来越高,但档案安全管理的实践与理论仍主要停留在以“六防”为重点的库房手工管理阶段,研究如何运用先进的信息技术对档案实体进行安全管理具有越来越重要的意义。近年来,笔者所在绍兴市档案局在全国档案系统中,率先应用无线射频识(RFID)技术,对实体档案特别是特藏档案进行智能化安全管理进行了一些探索和研究。

    一、RFID技术的应用背景

    档案馆是永久保存国家档案的基地。保障档案的安全是档案工作者的首要职责和根本使命,是档案馆作为权威、可信赖机构向全社会提供档案信息服务的基础。当前,我国档案馆在建设数字档案馆以推进资源数字化从而达到利用手段和服务信息化之际,档案实体管理的信息化却被弱化,发展相对滞后。档案被盗、错位等事件时有发生,这与我们的管理制度、人员素质关系密切,同时也暴露出我们管理手段的落后和相关技术标准的滞后。事实上,档案管理的信息化除了建立各种电子文件与档案管理系统之外,还需要整合档案实体管理流程,运用先进的信息技术,保障档案实体的安全、有序与高效管理,真正实现档案信息资源与实体管理信息化的有效集成。

    在此背景下,我们将目光转向了射频识别技术。射频识别技术(Radio Frequency Identification,简称RFID)是一种非接触式的自动识别技术,它通过射频信号自动识别目标对象,并获取相关数据。与条形码相比,它具有防水、防磁、耐高温、读取距离大、数据可加密、存储容量大、存储信息可更改等特点,在提高档案盘点效率、查找档案和排架纠错、简化借还手续和个性化服务、防盗和安全、统计流转和利用信息等方面具有较大的优越性。

    上世纪90年代以来,RFID已被广泛应用于工业自动化、商业自动化、交通运输控制管理等众多领域。近年来,图书馆、博物馆开始探索并运用RFID技术,如国外的新加坡国立图书馆、荷兰阿姆斯特丹图书馆、国内的深圳市图书馆、杭州市图书馆将RFID运用于自助还借书、图书采编、馆藏管理与防盗等功能;法国卢浮宫通过运用RFID感应参观者携带的个人掌上电脑(PDA)触发现场讲解,并提供多媒体参观体验;马来西亚国家博物馆、台湾故宫博物院和美术馆开始将RFID技术运用于文物的辨识和追踪管理。目前国际上RFID在文件档案管理领域应用的案例也日益增多。如美国联邦政府许多部门、全球最大的法律服务公司Fulbright & Jaworski都运用了集成的RFID文件档案跟踪系统;乔治亚州的迪卡普郡青少年法院(DeKalb County Juvenile Court)使用RFID管理每年形成的120000个案卷;日本的瑞穗银行运用RFID管理重要文件;马来西亚Sure-Reach档案管理公司采用 RFID 追踪 100 多万份纸质文件和 50万个纸箱。上述机构通过运用RFID技术掌握文件所在位置、建档时间、文件流动状况等信息,提高了查找和盘点效率,促进机构业务的高效决策。

    相比于技术领域、图书馆领域,我国档案界对RFID运用实践和研究仍处于起步阶段。特别是如何应用RFID技术,解决文档管理的安全、效率、规范和成本等问题是档案部门面临的严峻挑战。

    绍兴市档案馆作为国家一级档案馆,经过多年的数字档案馆建设积累,档案管理信息化、智能化程度已经达到了一定的水平,在全国档案系统处于领先地位。针对档案实体安全管理,也配备了较为先进的保安防盗报警系统(SA)、摄像监控系统、红外报警系统、门禁控制系统(PDS)、巡更系统、火灾自动报警和消防联动系统(FA)、库房温湿度控制系统、通信网络系统、电视广播系统和智能型密集架系统等10余个系统。但是从日常管理来看,档案实体管理的安全性、便捷性和准确性还存在着进一步提升的空间。特别是在现有馆藏实体档案达到42万卷、特藏珍贵档案逐渐增加的情况下,档案实体管理安全、有序、高效的需求就显得更为突出。为进一步提高档案实体安全智能化管理水平,近年来,笔者和同事们一起针对应用RFID技术,对实体档案特别是特藏档案进行智能化安全管理进行了一些探索和研究。

    二、RFID技术应用的探索与实践

    1、前期调研。

    为更好的了解RFID技术及其实际应用效果和问题,笔者和同事们专程赴已经应用RFID技术的相关单位进行了深入调研。通过前期调研分析,我们认识到RFID技术在实际应用中具有许多优点,同时也存在着技术本身固有的局限性。如何提高其在档案领域的实际应用效果成为了我们的重要研究内容。结合档案实体的实际情况,我们确定了研究方向,即以超高频无线射频识别技术(UHF RFID)为基础,以档案智能管理模式为依托,以电子文档管理平台中心为支撑,开发实体档案安全智能化综合管理系统,统一管理模式,统一安全管理标准,为档案信息化提供强大的智能管理功能,促进档案实体安全管理的发展。而研究的关键结点在于提高RFID标签的识别率,减少误读率,稳定地读取信息;提高射频门禁的有效性能;实现与现有档案馆综合业务管理系统的对接。

    2、应用实验。

    在调研、文献资料考证的基础上,我们开始了具体的RFID技术应用实验。针对档案厚薄不一、存放密集,易造成射频信号误读的实际情况,我们首先完成了多协议UHF-915读写器的研制和30余种标签的采购,对各种标签的功率、识别效果、放置方向、位置等基本情况进行了应用性研究,并进行了初步测试。之后我们又对读卡器的天线大小、增益进行了研究,找出了适用于识别档案案卷的标签和天线,提高标签的识别效果。此后,我们重点研究了标签同时识别数量与控制软件数据通信速率的关系,对控制软件数据通信模快进行优化,以求增大同时识别的数量。

    在研究标签识别率的同时,我们着力优化读卡器性能,突破RFID软硬件设备兼容性不高的瓶颈,解决设备、材料成本高的问题。在软件设计上调整数据库结构,增加档案表参数、标签对应参数,盘库算法优化、数据导入导出、档案综合业务软件接口等功能,开发将RFID技术应用于本系统所需的配套技术,对流程进行改进,并完成配套装置的设计,以实现档案盘库的需要。

    经过多次测试和实验,我们先后解决了盘存实物库的自动扫描、信号窜位、批量出库读取、已粘贴标签的无痕更换等问题,确定了读卡器参数,突破了25本/次的读取率,完成了软件系统构架定型、门禁功能测试、读卡器控制优化、各项功能调整优化等工作。

    3、实际应用。

    在前期实验和探索的基础上,我们对RFID技术进行了实际应用,通过对档案馆库房进行智能化改造,我们安装了用于本系统的管理和与外系统连接的软件一套,对出入库的档案实体进行确认、记录的数据同步基站,显示前台的工作指令和指示档案实体流动方向库房显示系统,用于数据采集兼运送、清点库内档案数量、确认存放位置的盘库调档车,用于日常档案实体出入的管理门禁系统一套,并在部分馆藏实体档案中应用了电子和条形码复合标签。经过一段时间的试用后,我们又有针对性的进行了升级改造和功能完善,基本达到了对实体档案的智能化安全管理要求。

    三、研究成果

    通过一年多的探索、研究与实践,我们基于RFID技术,在档案实体智能安全管理上取得了一些研究成果。

    1、研究开发了一套档案实体安全智能管理系统。针对实体档案在保管和利用上的需要,我们充分开发UHF RFID技术在实时定位跟踪、EAS、数据安全、多标签读取等多个方面的功能特色,创造性地引入档案管理和利用的新理念和新技术,通过使用电子标签、智能检索和网络技术,为档案的保管利用量身定制一套集成RFID等多项先进技术为一体的安全智能化管理解决方案。整个系统包括门禁系统、数据基站、盘库调档车、库房显示系统等硬件和一套安全管理软件,智能化管理贯穿档案入库、跟踪、查询、调档、清查、统计的全过程,实现了高效盘库,错位查找,自动门禁,档案实物定位跟踪,各类数据汇总统计等功能。

    2、积累了档案实体安全智能管理新经验。通过前期调研、研究实验和实际应用,我们积累了一系列实验数据和实际应用经验,为后期系统升级改造和扩面应用打下了较好的基础。在实验和应用过程中,我们大量筛选、测试,并最终确定了适合于档案领域应用的射频标签和读卡器;经过反复调试,多次改良,我们选定了适合在档案库房使用的门禁系统;通过研究,我们确立一套规范的工作流程,从粘贴地址码和电子标签、应用管理软件到档案上架定位盘库都明确了规范的工作流程。在整个研究过程中,我们积累了大量档案实体安全智能管理新经验,同时开拓了思路,锻炼了队伍。

    3、形成了一个成功应用的案例。档案安全智能管理系统已经成功应用于绍兴市档案馆特藏库特藏档案,包括实物、书画、照片、光盘等各种不同载体,共计2000多卷(件),实现将档案智能安全管理单位从智能型密集架延伸到了档案卷、件,取得了较好的实际应用效果。

    4、对大范围应用系统进行了初步探索。我们认为,本系统应用的业务基础是档案分类分层分级管理,主要适用于数量较少价值珍贵的特藏档案安全管理,同时也适用于普通纸质档案的管理。鉴于RFID标签成本较高,成品市场采购价在2元/条左右,大规模应用于实体档案安全管理时,应将RFID技术与条型码技术相结合,以便降低成本,提高管理效率。如可考虑将已经完成数字化扫描的档案实体进行封存,以箱为单位进行管理,即箱内档案采用条型码管理,箱体采用RFID管理,每箱赋予一个RFID标签,有利于提高标签读取率,降低投资成本。

    总之,与传统的管理方式相比,基于RFID的档案实体智能安全管理系统在档案实体管理的安全性、便捷性和准确性方面实现了新的突破。

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